Общая конфигурация системы
Заполнение справочников; Организация иерархии папок; Настройка прав доступа (смотри презентацию «Общая конфигурация DocsVision»)
Данные в справочниках являются основополагающими, поэтому их заполнение предваряет все остальные настройки системы. В зависимости от целей разворачиваемой системы, может потребоваться заполнение не всех справочников, а только некоторых. Так, для организации архива, логично настроить справочник номенклатуры дел; для задачи регистрации документов – справочник нумераторов и т.д. Основным справочником, заполнение которого требуется для любого типа решаемой задачи, является справочник сотрудников.
Система предоставляет доступ ко всем объектам через набор папок, что является привычным способом структуризации документов для пользователя.
Как уже говорилось, иерархия функциональных и персональных папок специфична для каждой конкретной организации, однако можно предложить следующие рекомендации по общей конфигурации иерархии папок. В общем случае структура доступа может включать следующие папки:
o Папка, предназначенная для хранения справочников.
o Папки общего доступа
Если предполагается использовать разграничение доступа с учетом организационного деления компании, то можно повторить данное деление в структуре папок, после чего можно осуществить настройку папок таким образом, что нужные папки (или даже документы с определенными свойствами) оказываются доступными для выделенных групп лиц и/или конкретных пользователей. Кроме того, свойства папок определяются таким образом, что в них возможно создание новых карточек только разрешенных типов
o Личные папки пользователей – для хранения персональных документов, а также очереди заданий, направляемых на исполнение данным пользователям.
Права доступа к папкам назначаются стандартным образом – наследуются принципы безопасности, принятые в Windows.
Система обеспечивает возможность разграничения прав доступа к различным типам объектов, права доступа на конкретную папку, на конкретный объект.
При этом разграничение прав доступа может происходить на уровне конкретного пользователя или группы пользователей.
Кроме непосредственного задания прав доступа пользователей к папкам, имеется возможность определения прав на создание в папке карточек определенного типа, а также возможность использования тех или иных представлений для отображения карточек этой папки в специальном виде. Для каждой папки можно задать список представлений, которые разрешено использовать для отображения данных этой папки, а также разрешить или запретить использование конкретного представления для определенного пользователя.
В качестве примера покажем иерархию папок и назначение прав доступа для задачи автоматизации архива документов издательства.
Прежде всего, необходимо заполнить справочники, в данном случае это справочники Сотрудников и Категорий. При заполнении справочника сотрудников можно повторить организационную структуру компании, что позволит естественным образом разграничить права доступа сотрудников разных отделов к документам, находящимся в их ведении.
Рисунок 9 Отражение организационной структуры компании в справочнике сотрудников
Далее, в соответствии с представленным описанием задачи, требуется иметь папки общего доступа, в которые помещаются доступные для ознакомления нормативные и технологические документы.
Если предполагается, что добавление документов некоторого типа производится централизованно (то есть все документы добавляются в одну папку), то разграничение доступа к этим документам со стороны конкретных пользователей или группы пользователей можно реализовать, используя механизм представлений, с которыми связаны фильтры, отбирающие документы для определенного пользователя, или с помощью виртуальной папки, с которой ассоциируется данный фильтр. Фильтр строится, исходя из значений параметров документа или категорий, которые указываются для каждого документа в момент его занесения в архив (в момент сохранения документа в системе).
Рисунок 10 Занесение данных о принадлежности документа определенным категориям
В рассматриваемом примере все файлы макетов собираются и редактируются через папку Макеты. Эта папка должна быть доступна для сотрудников департамента полиграфии, но таким образом, чтобы сотрудники соответствующих отделов имели доступ к макетам, относящимся именно к их непосредственной деятельности.
Чтобы организовать доступ к выделенным макетам со стороны отдела отечественных изданий и отдела переводов, можно создать стандартный фильтр (рисунок 11), в котором в качестве категории указан, соответственно, отечественный или зарубежный тип издания. Далее в системе должна быть создана виртуальная папка (в данном случае – Отдел отеч. изданий), с которой ассоциируется построенный фильтр. Аналогичным образом поступаем с настройкой доступа для Отдела Заруб. изданий.
Рисунок 11
Разграничение прав доступа может быть проведено как на уровне доступа к папкам, так и с точки зрения возможности создания в папках лишь объектов определенного типа. В данном случае таким ограничением является возможность создания лишь карточек типа файла.
Рисунок 12 Ограничение возможности создания карточек выделенного типа
Наконец, для папки Макеты можно задать представление, в котором карточки файлов будут отображаться в специальном виде: для каждой карточки выводится информация о названии, авторе, дате создания и типе макета, причем для удобства информация группируется по авторам, а внутри каждой группы сортируется по дате создания.
Рисунок 13
Помимо создания иерархии папок и разграничения прав доступа к ним, можно организовывать другие способы доступа к данным системы. Альтернативными способами навигации являются механизмы виртуальных папок и категорий DocsVision. Виртуальная папка позволяет отобразить документы, соответствующие некоторому поисковому фильтру. В дереве папок можно отображать как обычные папки, так и виртуальные, что позволяет гибко конфигурировать навигацию по данным в системе. Другим способом представления данных являются папки категорий, в них отображаются артефакты, отнесенные к тем или иным категориям.
Дерево папок категорий строится системой автоматически при изменении справочника категорий. Один артефакт может быть отнесен ко множеству категорий. При этом имеется возможность строить иерархические категории, в этом случае все документы, отнесенные к нижележащим категориям, будут отображаться в папке родительской, и связанные категории, в этом случае в папке категории будут отображаться все артефакты отнесенные и к связанным с ней категориям.
Таким образом, основными шагами настройки общей конфигурации системы являются:
o Заполнение справочников, необходимых для работы с системой;
o Построение иерархии папок, удовлетворяющей целям разрабатываемого приложения;
o Создание справочника категорий;
o Создание фильтров для использования в приложении;
o Задание представлений, отображающих нужную информацию о документах папок в специальном виде;
o Создание виртуальных папок;
o Настройка прав доступа.
Данные принципы настройки являются общими для всех приведенных классов задач автоматизации.
