Построение модели процесса обработки информации в приложении
Модель процесса – формальное упрощенное описание процесса, сформулированное на специальном языке описания процессов. Прежде чем перейти к такому описанию, необходимо получить следующие данные: информацию о последовательности шагов обработки артефактов (заданий на обработку), об участниках, исполняющих данные задания, а также об условиях, при которых документ должен быть обработан определенным участником в рамках соответствующего задания. Ниже приводится последовательность шагов для получения этих данных:
Шаг1. Общее описание процесса
Шаг 2. Выделение ролей и видов работ
Шаг 3. Объединение работ в этапы
Шаг 4. Указание, какие артефакты на каких этапах обрабатываются
Шаг 5. Описание условий переходов между этапами
Шаг 1. Общее описание процесса позволяет в целом очертить границы процесса, определить инициализирующие события и факторы окончания процесса. Также необходимо определить степень детализации описания процесса. Процесс может быть описан и соответственно автоматизирован в разной степени (см. описание принципа контурной автоматизации). Большая степень формализации процесса потребует большей трудоемкости при его описании и соответственно разработке приложения. На данном этапе важно определить степень необходимой автоматизации, в частности, определить какие подсистемы DocsVision будут задействованы в автоматизации данного процесса.
Шаг 2. На следующем шаге необходимо выделить все работы участников процесса по обработке артефактов и другие активности, которые могут быть произведены в данном процессе, а также роли пользователей, в чьи функциональные обязанности входят указанные работы.
Деление на работы условно и может быть проведено с разной степенью детализации. В качестве примера работ можно привести:
§ для процесса обработки входящего документа:
o Виды работ: регистрация, фиксация резолюции на документ, фиксация данных об исполнителях и контролирующих лицах, направление документа на исполнение, помещение документа в архив с фиксацией соответствующих данных о месте хранения и т.п.;
o Роли: Регистратор, Руководитель, Референт, Исполнитель, Контролер, Архивариус;
§ для процесса согласования документа:
o Виды работ: внесение замечаний и поправок в документ, подлежащий согласованию, итоговое согласование разногласий и замечаний, собственно проставление отметки о визировании документа и т.д.;
o Роли: Визирующее лицо, Референт, Ответственный за согласование разногласий;
§ для процесса оформления командировки сотрудника:
o Виды работ: оформление заявки на командировку, решение о командировании сотрудника, подготовка приказа на командировку, подготовка командировочного удостоверения и т.п.;
o Роли: Командируемый, Руководитель, Директор, Секретарь, Бухгалтер.
Шаг 3. Далее, отдельные виды работ могут быть объединены в последовательности обработки, так что процесс будет представляться как совокупность этапов обработки. На каждом этапе выполняются один или несколько видов работ, которые объединяются в один этап по времени выполнения и по роли пользователя, который должен исполнить данные работы. Например, для процесса обработки входящего документа следующие работы могут быть объединены в один этап: фиксация резолюции на документ, фиксация данных об исполнителях и контролирующих лицах, направление документа на исполнение – этот этап можно назвать как этап Регистрации резолюции и направление на исполнение. В данном случае указанные виды работ могут быть произведены фактически одновременно, а в качестве лица, которое должно совершить эти работы, может выступать любое лицо, играющее в процессе роль Референта.
Шаг 4. Таким образом, весь процесс разбивается на самостоятельные этапы, на каждом из которых документы или другие артефакты должны быть обработаны определенным образом.
При этом на разных этапах процесса обрабатываться должны различные документы. Например, в процессе оформления командировки сотрудника на этапах подготовки заявки и принятия решения о командировании сотрудника в качестве обрабатываемого документа выступает «Заявка на командировку», на этапе подписания – «Приказ о командировании», на этапе подготовки дополнительных документов – приказ о командировании и командировочное удостоверение и т.д.
Шаг 5. Последовательность прохождения этапов, определяется с помощью фиксации связей между ними. Связи могут быть строго фиксированной или же определяться в соответствии с условиями.
На данном этапе практически определяется то, в рамках какой из подсистем управления бизнес процессами должно быть реализовано данное приложение. Так, например:
o Все активности могут сводиться исключительно к ручной обработке документов и других артефактов процесса исполнителями ролей процесса (для DocFlow подсистемы) или содержать различные автоматические шаги обработки (для WorkFlow подсистемы) – вычислениям различных параметров процесса, обмен данными с внешними приложениями, обнаружение событий во внешних подсистемах, синхронизации процесса по времени и пр.
o Условия ветвления процесса могут задаваться либо непосредственно пользователями при выполнении этапа обработки документов (для DocFlow подсистемы – как в рассматриваемом ниже примере обработки входящего документа), либо определяться автоматически системой в соответствии с различными критериями (для WorkFlow полсистемы).
В качестве примера построения модели процесса можно рассмотреть общий сценарий регистрации и исполнения входящего документа, включающий собственно учет документа, направление его на исполнение и контроль исполнения.
Шаг 1. Общее описание.
Поступающий в общий отдел документ должен быть зарегистрирован и направлен помощнику руководителя организации на рассмотрение. После анализа содержания помощник руководителя назначает исполнителей документов, контролирующих лиц, готовит текст проекта резолюции, и референт передает его на подписание руководителю.
Документ с подписанной резолюцией возвращается в общий отдел, где информация об исполнителях и текст резолюции фиксируется надлежащим образом, после чего документ передается на исполнение в нижестоящее подразделение. После завершения исполнения документа контролирующее лицо проверяет факт исполнения: в случае положительной оценки документ отправляется на хранение в архив, в противном случае контролирующее лицо возвращает документ на доработку исполнителю.
Шаг 2. Возможные виды работ:
o регистрация документа (внесение учетных данных о документе);
o подготовка проекта резолюции и фиксация данных об исполнителях и контролирующих лицах;
o подписание резолюции;
o направление документа на исполнение;
o исполнение документа (резолюции);
o контроль исполнения;
o помещение документа в архив с фиксацией соответствующих данных о месте хранения и т.п..
Шаг 3.
Таким образом, здесь могут быть выделены следующие роли и этапы обработки документа:
|
Роль |
Название этапа |
Содержание этапа |
|
Регистратор |
Регистрация документа |
Регистрация документа и направление его помощнику руководителя |
|
Помощник руководителя |
Рассмотрение документа |
Подготовка проекта резолюции, назначение исполнителей и контролирующих лиц |
|
Референт |
Передача резолюции на подписание |
Передача резолюции на подписание |
|
Руководитель |
Подписание резолюции |
Подписание резолюции |
|
Референт |
Направление на исполнение |
Направление документа и резолюции на исполнение |
|
Исполнитель |
Исполнение документа |
Исполнение резолюции документа |
|
Контролер |
Контроль исполнения |
Контроль исполнения документа |
|
Архивариус |
Архивация |
Передача документа в архив, фиксация данных о хранении документа в архиве |
Шаг 4. Обрабатываемые документы:
|
Название этапа |
Обрабатываемые документы |
|
Регистрация документа |
Входящий (исходный) документ, учетная карточка документа |
|
Рассмотрение документа |
исходный документ; проект резолюции |
|
Передача резолюции на подписание |
исходный документ; проект резолюции |
|
Подписание резолюции |
исходный документ; проект резолюции |
|
Регистрация резолюции и направление на исполнение |
исходный документ; резолюция |
|
Исполнение документа |
исходный документ; резолюция ( если документ исполняется повторно, то также документ замечаний контролирующего лица) |
|
Контроль исполнения |
исходный документ; резолюция; документы, подтверждающие факт исполнения исходного документа |
|
Архивация |
исходный документ |
Таким образом, все подготовлено для того, чтобы описать формальную модель процесса. В качестве примера языка описания модели процесса обработки документов, будем использовать расширение языка моделирования IDEF3, адаптированного для описания процессов в области автоматизации документооборота (подробное описание элементов диаграмм приводится в приложении 1).
Графически рассмотренный процесс представляется следующей схемой:
Язык, на котором должны быть описаны указанные модели, должен включать включает в себя следующие ключевые элементы нотации:
o этап обработки документа
o роли пользователей
o связи между этапами процесса (временные и объектные связи)
o подпроцесс.
Понятие этапа и роли были подробно рассмотрены выше. Что касается связей между этапами процесса, то они описывают логику взаимодействия между этапами процесса.
Временные связи, обозначаемые одинарной стрелкой, указывают последовательность выполнения этапов. Объектные связи, обозначаемые двойной стрелкой, указывают на передачу артефактов между этапами.
Понятие подпроцесса было рассмотрено в разделе о Базовых объектах и понятиях: в рассмотренном примере обработки входящего документа этап исполнения документа на самом деле может быть рассмотрен как подпроцесс. В этом случае графически схема представляется в следующем виде:
При этом подпроцесс Исполнения документа должен быть описан по тем же принципам, что и процесс из рассмотренного примера. Его схема может быть следующей:
Таким образом, любой сложный процесс может декомпозироваться на множество подпроцессов.
Описанный выше процесс отражает существующую практику обработки документов, то есть то, каким образом процесс происходит в организации в настоящий момент времени (модель As-Is).
На данном этапе возможно привести необходимые улучшения в процессе с учетом его предстоящей автоматизации (модель To-Be). Для рассматриваемого примера итоговая модель может быть следующей:
В новом варианте процесса базовым обрабатываемым объектом становится не файл документа, а регистрационная карточка (РК) документа, в функциональные возможности которой входит возможность фиксации списка исполнителей, контролирующего лица и собственно текста задания (резолюции) на исполнение, и карточка задания (стандартные объекты системы DocsVision Делопроизводство).
