Построение иерархии папок, назначение прав доступа
Все документы, относящиеся к работе издательства в целом, должны находиться в общей папке Документы, внутри которой, было организовано несколько папок для хранения макетов, а также дополнительной документации – это папки Макеты, Заказы, а также папки для Нормативных и Технологических документов.
Рисунок 25
Для хранения текущей документации подразделений издательства удобно сформировать дерево папок, повторяющее организационную структуру издательства. Кроме того, поскольку права доступа могут быть назначены как конкретному пользователю, так и группе, то повторение организационной структуры компании в структуре папок может быть полезно при разграничении прав доступа для отдельных структурных единиц и сотрудников, которые в них работают. Права доступа можно настроить таким образом, что папка Заказы окажется доступной только сотрудникам отдела маркетинга, папка Макетов – только сотрудникам отдела полиграфии. На каждую папку могут быть назначены определенные виды доступа, которые могут относиться как к выделенным группам, так и конкретным пользователям. Например, всем сотрудникам организации дается право на чтение документов из папок Нормативной и Технологической документации, а сотрудникам подразделения Сервисной службы предоставлено также право добавления и удаления содержащихся в данной папке документов (карточек).
Разграничение прав доступа может быть проведено как на уровне доступа к папкам, так и с точки зрения возможности создания в папках лишь объектов определенного типа. Например, папка, в которой собираются макеты печатной продукции, будет доступна только сотрудникам отдела полиграфии, и в ней можно создавать только карточки заданного типа, а именно – карточки файлов документов.
Для удобства работы доступ к документам, расположенным в папке Макеты может быть разграничен между подразделениями в зависимости от доступных для них типов макетов. Так, для Отдела 1 доступным должны быть только отечественные макеты, а для Отдела 2 – зарубежные макеты.
Реализовать данное разделение можно, например, с помощью виртуальных папок, создав предварительно необходимые фильтры по признаку типов макетов, и связав их с соответствующими папками отделов.
В результате получаем следующее дерево.
Рисунок 26
То, каким именно образом будут отображаться документы в области просмотра, определяется в соответствии с настройками, установленными в свойствах папки. При этом для соответствующей папки можно задать список возможных представлений, которые разрешено использовать для отображения информации.
Например, для папки Макеты определено представление, включающее информацию о названии, исполнителе макета, дате вывода на печать, числе листов и числе томов макета:
Рисунок 27
Информация о тех же самых макетах, но отображаемых в папке отдела, может задаваться другим представлением, удобным для работы сотрудников этого отдела: данное представление группирует все макеты по исполнителю, указывая их общее количество, и кроме стандартных полей названия и даты создания включает такие атрибуты как, например, тираж и код ISBN:
Рисунок 28
