Построение иерархии папок и назначение прав доступа
Для учета документов создаются соответствующие папки Входящих, Исходящих и Распорядительных документов. Такое разделение регистрируемых документов целесообразно с точки зрения удобства доступа и быстроты поиска конкретных документов. Настройки безопасности позволяют обеспечить разделенный доступ к данным папкам как для выделенных пользователей, так и специальных групп.
Поскольку данный класс задач не предусматривает передачи зарегистрированных документов между пользователями и контроля исполнения заданий по данным документам, то доступ пользователей к необходимым карточкам документов можно организовать посредством виртуальных папок и папок-делегатов.
Для этого в предварительно созданных личных папках пользователей создаются виртуальные папки, которые по специально настроенному фильтру будут отображать для пользователя карточки «значимых» для него документов. «Значимые» документы определяются с помощью фильтра, ассоциируемого с соответствующей виртуальной папкой пользователя.
Предположим, что необходимо обеспечить доступ конкретному пользователю для всех входящих документов, в которых он является получателем. Такое правило описывается в виде фильтра (Рисунок 32): поиск осуществляется по всем карточкам в папке Входящие документы, причем в качестве получателя указано служебное слово «Я», которое автоматически ассоциируется с конкретным пользователем системы.
Рисунок 32 Создание фильтра на входящие документы, в которых получателем является пользователь
Далее в личной папке пользователя создается виртуальная папка, с которой ассоциируется данный фильтр. Если, кроме того, разграничить права между пользователями на чтение, редактирование и удаление карточек в соответствующих папках, то данный пользователь будет иметь доступ ко всем поступившим входящим документам, в которых он является получателем, при этом его права будут ограничены, например, только чтением данных карточек.
Рисунок 33 Ограничение прав доступа к карточкам
Для хранения карточек исполненных документов можно использовать специальные архивные папки, доступ к которым (например, на добавление новых карточек) может быть выделен только определенным пользователям.
Цикл обработки документа в данной задаче включает следующие операции: создание регистрационной карточки для документа, доступ к карточке документа, отметка о состоянии исполнения документа, финальная обработка карточки документа после его исполнения – архивирование.
Создание и регистрация карточки для некоторого документа происходит в одной из предназначенных для этого подпапок папки Регистрация документов, доступ к которой, как уже было сказано, может быть выделен как специальным пользователям, так и группе.
Для остальных пользователей доступ к карточке документа обеспечивается либо посредством виртуальных папок, которые могут быть включены в систему персональных папок пользователей, либо используя возможности поиска документов через специальную форму расширенного поиска.
По мере обработки документа в карточке фиксируется информация о наложенных резолюциях и состоянии их исполнения. Финальная обработка карточки документа заключается в перемещении карточки документа в итоговый архив с изменением состояния карточки (поле Состояние). Папка Архива может быть настроена таким образом, что доступ к карточкам и/или изменение хранимых в ней объектов разрешено только выделенным пользователям.
