Справочник по делопроизводству

       

Настройка приложения


Организация справочников основана на тех же самых принципах, что и в предыдущей задаче.

Принципы создания иерархии папок аналогичны рассмотренным выше, отличия заключаются в следующем.

Персональные папки. Поскольку данный класс задач предусматривает передачу зарегистрированных документов между пользователями и контроль исполнения заданий по данным документам, то доступ пользователей к необходимым карточкам документов обеспечивается посредством специальных папок: во время исполнения заданий в личной папке пользователя автоматически создаются следующие стандартные папки:

o Папка В работе. В данную папку автоматически перемещаются задания, взятые в работу.

o        Папка Отложенные. В данную папку автоматически перемещаются задания, отложенные пользователем.

o        Папка Завершенные. В данную папку автоматически перемещаются завершенные, отозванные и возращенные на доработку задания.

Рисунок 34

Виртуальные папки-отчеты. Для контролирующих лиц можно предусмотреть создание специальных виртуальных папок, фильтры которых настроены на поиск и представление заданий с определенными признаками. Например: в папке Просроченные будут находиться ссылки на задания, в которых данное лицо является контролирующим, и срок исполнения по данным заданиям истек; в папке Не начато – задания, которые были поставлены на контроль данному лицу, но исполнение которых фактически еще не началось (задания не были взяты в работу) и т.д. В любой момент времени контролирующему лицу доступна сводная информацию о том, какие задания находились под его контролем за данный период времени, сколько из них было завершено, сколько не завершено в сроки и т.д. Подобного рода отчеты могут быть созданы в любой момент времени, а также заложены в систему в виде постоянно доступных стандартных фильтров.

Используя стандартные средства настройки безопасности, дерево папок настраивается таким образом, что каждый пользователь будет иметь доступ к своей личной папке, папке своего подразделения, а также к специальным общим папкам.
Для обеспечения маршрутизации документов в персональную папку необходима специальная настройка в справочнике сотрудников.

Для направления документа на исполнение в составе соответствующего задания существует две возможности: в первом случае задание формируется непосредственно из карточки регистрируемого документа (Рисунок 35).



Рисунок 35

Во втором случае задание создается с помощью карточки задания, к которой может быть присоединены необходимые файлы из файловой системы или карточка файла DocsVision (Рисунок 36). Этот вариант маршрутизации заданий удобен тогда, когда необходима пересылка заданий по документам, для которых не были созданы стандартные регистрационные карточки, в том числе для пересылки отдельных файлов, а также информации, хранящейся в специально разработанных карточках, например формах InfoPath.



Рисунок 36


Содержание раздела